Ανάπτυξε την επιχείρησή σου | Τήρηση των διαδικασιών

Είναι πολύ σημαντικό για την εύρυθμη λειτουργία μιας επιχείρησης – οργανισμού:

Α)  η ύπαρξη και πιστή τήρηση των διαδικασιών (λειτουργίας, παραγωγής κτλ), καθώς και

Β) η έγγραφη λεπτομερής περιγραφή των καθηκόντων των εκάστοτε θέσεων εργασίας, ώστε ο κάθε εργαζόμενος να γνωρίζει επακριβώς ποια είναι τα καθήκοντά του και πώς θα πρέπει να τα εκτελεί.

Για να παράγονται συνεχώς ποιοτικά προϊόντα (ή καλύτερα συγκεκριμένης ποιότητας προϊόντα), πρέπει οι εργασίες να εκτελούνται με ένα συγκεκριμένο τρόπο και να αποφεύγονται, ει δυνατόν, οι περιττοί αυτοσχεδιασμοί.

     Έτσι λοιπόν, με την τήρηση δοκιμασμένων τυποποιημένων διαδικασιών, οι οποίες έχουν αποδεδειγμένα παράγει θετικά αποτελέσματα, μπορούμε να περιορίσουμε (όσο βέβαια αυτό είναι δυνατό) τις συνέπειες του ανθρώπινου λάθους κατά την εκτέλεση των εργασιών. Αυτό βέβαια προϋποθέτει ο τρόπος εκτέλεσης κάθε εργασίας, να μην επαφίεται στην κρίση/ικανότητες/επίπεδο γνώσεων/διάθεση του εκάστοτε εργαζομένου που την εκτελεί, αλλά να υπάρχει η δυνατότητα να γίνεται με βάση έναν γραπτώς και σαφώς καθορισμένο τρόπο.

     Επιπρόσθετα όμως, επειδή ο στόχος κάθε επιχείρησης – οργανισμού πρέπει να είναι και η συνεχής βελτίωση, πρέπει απαραιτήτως να υπάρχει και διαδικασία ανασκόπησης και τροποποίησης των διαδικασιών (λειτουργίας, παραγωγής κτλ), ώστε αυτές να βελτιωθούν ή να προσαρμοστούν ενδεχομένως σε καινούργιες συνθήκες που προέκυψαν.

Προσοχή όμως, όπως τονίζεται και παραπάνω, οι όποιες αλλαγές, πρέπει να προκύπτουν από τη διαδικασία ανασκόπησης και όχι να γίνονται ανοργάνωτα και περιστασιακά από κάποιους εργαζομένους (π.χ. κάποιος να εκτελεί κατά το δοκούν μια συγκεκριμένη εργασία διαφορετικά από τους υπόλοιπους, επειδή κατά τη γνώμη του, έτσι γίνεται πιο αποτελεσματικά).

Σαφώς, και όλοι οι εργαζόμενοι θα πρέπει να προτρέπονται να καταθέτουν τις απόψεις και τις προτάσεις τους για τροποποιήσεις, βελτιώσεις και ανάπτυξη, ώστε να λαμβάνονται σοβαρά υπόψη κατά τις ανασκοπήσεις των διαδικασιών.   

     Συνεπώς, το συμπέρασμα είναι ότι πρέπει να τηρούμε τις διαδικασίες αλλά και να μεριμνούμε για τη συνεχή αναθεώρηση και βελτίωσή τους.